Allez plus loin avec votre traitement de texte

Dans ce dernier chapitre, qui clôturera ce cours sur la création de documents texte, je vous propose d’explorer plus avant les possibilités de votre logiciel.

Nous allons nous pencher sur deux fonctionnalités qui, j’en suis sûr, vous seront bien utiles :

  • la première fonctionnalité vous permettra de réaliser des alignements de blocs de texte n’importe où dans votre document, grâce à l’utilisation des tabulations. Permettant des alignements parfaits, l’utilisation de tabulations dans votre document le rendra beaucoup plus lisible ;
  • la seconde fonctionnalité vous offrira la possibilité d’ajouter une touche d’interactivité à vos documents, en incluant un accès direct à d’autres documents ou pages web grâce aux liens hypertextes.

Maîtrisez l'utilisation des tabulations pour des alignements parfaits

Observez la capture d’écran suivante :

Lettre réalisée avec Google Docs.

Il s’agit d’une lettre. Voyez comment sont disposées les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire.

Que constatez-vous ? Des éléments de texte sont à la fois présents dans la partie gauche du document et dans sa partie droite. Observez également la présence d’une mystérieuse marque sur la règle à 10 cm.

Lorsque vous alignez un paragraphe, vous pouvez choisir un alignement gauche, droite, centré ou justifié.

Vous ne pouvez pas, par exemple, placer le texte à la fois à gauche et à droite dans une même ligne.

Pour pouvoir obtenir un résultat similaire à l’exemple ci-dessus, il va nous falloir utiliser des tabulations.

Une tabulation est une espace que l’on crée en combinant un taquet de tabulation (repère visuel sur la règle qui indique le point d’arrêt de cet espace), et l’utilisation de la touche Tabulation.

Mettons le concept en pratique pour bien le comprendre : dans cet exemple, nous utiliserons Google Docs.

1 - Saisissez (ou copiez-collez) le texte ci-dessous :

  • Monsieur Jean Dupont Madame Sandrine Durand
  • 73, rue de la vallée Ressources humaines
  • 76000 Rouen Superjob
  • 75000 Paris

2 - Sélectionnez l’ensemble de ces paragraphes : la tabulation que nous allons créer les concerne tous.

3 - Faites un clic droit sur la règle à 10 cm (pensez à l’afficher dans “Afficher” si elle n’est pas visible) et choisissez “Ajouter une tabulation gauche”.

4 - Positionnez votre point d’insertion devant “Madame Sandrine Durand” et appuyez une fois sur la touche Tabulation. Faites de même pour “Ressources humaines”, “SuperJob” et “75000 Paris”.

Vous devriez avoir obtenu le même résultat que sur l’exemple de la lettre.

Je vous propose ce mode opératoire pour résumer la gestion des tabulations :

  • sélectionner le texte concerné ;
  • définir le taquet de tabulation sur la règle en indiquant sa position (en cm) et son alignement (gauche, droite, centré) ;
  • déplacer les blocs de texte (un ou plusieurs mots), grâce à la touche Tabulation.

Attention, il ne faut pas confondre position et alignement. La position est la distance en centimètres indiquant le point d’arrêt du taquet de tabulation. L’alignement détermine la manière dont le texte est aligné par rapport au point d‘arrêt. 

Il est également possible de définir plusieurs tabulations avec des alignements différents dans la même ligne !

Capture d'écran d'un document réalisé avec Microsoft Word 2010

Document réalisé avec Microsoft Word 2010.

Ici, trois tabulations ont été utilisées pour les lignes présentant les tarifs du tennis.

  • Une première, avec un alignement par la gauche (En semaine, En week-end, Le court).
  • Une seconde, avec un alignement par la droite ( 9 h à 11 h, 1 h à 15 h, 15 h à 19 h), car les blocs de texte sont alignés sur le dernier “h”.
  • Une troisième par la droite (300 €, 450 €, etc.) pour aligner les montants sur le symbole de l’euro.

Astuce : vous pouvez remplacer avantageusement les tabulations par un tableau lorsque vous avez de nombreux alignements à réaliser. Vous pouvez masquer ou appliquer une couleur blanche aux bordures du tableau, pour que la structure ne soit pas visible.

Paramétrez des liens hypertextes pour plus d'interactivité

Vous savez utiliser des liens hypertextes, il y en a d’ailleurs plusieurs dans ce cours en ligne.

Sachez qu’il vous est possible d’en créer simplement et de les inclure dans vos documents.

Vous pouvez créer ainsi une interactivité pour votre document en pointant vers d’autres ressources (des pages web ou d’autres documents accessibles en ligne).

Comment les mettre en place ? Voici un mode opératoire pour Google Docs, très facile à suivre:

  • sélectionnez le ou les mots auxquels vous voulez associer votre lien ;
  • faites un clic droit sur votre sélection et choisissez l’option lien (vous pouvez également retrouver la fonction dans le menu Insertion ou par le raccourci clavier Ctrl+K) ;
  • ajoutez l’URL (l’adresse de la page ou du document) à atteindre.

Capture d'écran présentant l'option Lien depuis un clic droit dans Google Docs

L’option Lien depuis un clic droit dans Google Docs.

Vous pouvez aussi modifier ou supprimer un lien déjà créé, en cliquant tout simplement dessus : une infobulle vous propose alors ces deux options.

Infobulle pour modifier ou supprimer un lien avec Google Docs

Infobulle pour modifier ou supprimer un lien avec Google Docs.

Enfin, sachez que vous pouvez également ajouter des liens sur vos images (c’est ce que l’on nomme lien hypermédia) et ce, exactement de la même façon.

Astuce : la procédure dans Microsoft Word pour ajouter des liens est très similaire. Vous avez toutefois la possibilité de définir le contenu de l’infobulle qui apparaît au survol du lien.

Je vous invite donc à tester cette fonctionnalité et ainsi ajouter une nouvelle dimension à vos documents !

Vous savez désormais utiliser les principales fonctionnalités d’un traitement de texte.

Le secret de sa maîtrise réside dans la pratique. Je vous conseille donc de poursuivre plus avant votre exploration et de tester différentes solutions logicielles pour encore plus d’adaptabilité.

Nul doute que cela vous servira dans de nombreuses situations professionnelles !

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