Définissez le format d'enregistrement approprié

Vous avez saisi votre texte et réalisé une magnifique mise en forme de ce dernier (bon, d’accord, pas encore, mais ça ne devrait plus tarder), et vient enfin le moment d’exporter ou d’imprimer votre travail ; mais avez-vous pensé à enregistrer votre production ?

Vous allez me dire, c’est facile ! Je clique sur “Enregistrer” et c’est réglé ! En fait, cela peut être un peu plus compliqué que cela, et nécessite que nous nous posions quelques questions :

  • à qui le document est-il destiné, et de quel outil mon destinataire dispose-t-il pour le consulter ou l’éditer ? (Remarque : cela peut s’appliquer à soi-même si l’on souhaite effectuer des modifications ultérieures sur le travail réalisé) ;
  • Que voulez-vous conserver ? le texte saisi, le texte et sa mise en forme ?

Les logiciels de traitement de texte vous proposent différents formats d’enregistrement qui peuvent s’avérer plus ou moins adaptés à l’usage que vous réservez à votre fichier.

Petit tour d’horizon des formats les plus répandus

Rassurez-vous, nous allons nous intéresser ici uniquement aux formats les plus couramment utilisés.

Format TXT

Commençons par le format TXT (texte ou texte brut). C’est le plus léger et le plus universel.

Son contenu ne contient qu’une suite de caractères et ne stocke donc pas d’informations concernant la mise en forme (type d’écriture, taille, couleur…), ni sur la mise en page (saut de page, colonnes, etc.).

Il offre également la meilleure interopérabilité (capacité d’un système informatique à fonctionner avec d’autres systèmes informatiques), et peut être exploité aussi bien par un éditeur qu’un traitement de texte.

C’est un peu l’équivalent du post-it vis-à-vis d’un courrier manuscrit. Privilégiez son utilisation si seul le fond compte : un éditeur comme le bloc-notes fera alors parfaitement l’affaire !

Format RTF

Intéressons-nous maintenant au format RTF (Rich Text Format en anglais, soit, littéralement, Format de texte enrichi), qui est un format permettant de stocker des informations de mise en forme, dans un langage compréhensible de tous.

Il est reconnu par la quasi-totalité des suites bureautiques (c’est le cas de Microsoft Office, de LibreOffice et OpenOffice, ainsi que de la suite Google).

Il est toutefois bien plus volumineux que le format TXT, et bien qu’il puisse permettre un stockage des informations de mise en forme, il n’est plus maintenu et tend à devenir obsolète, la plupart des suites bureautiques pouvant interpréter d’autres formats.

Format ODT

Le format ODT est un format ouvert de la norme OpenDocument (ODF) pour le texte formaté, associé aux suites OpenOffice et LibreOffice, mais également exploitables par certaines versions du Pack Office de Microsoft et la suite de Google.

À noter que pour l’administration publique française, ce format est le seul recommandé comme format bureautique par le RGI (Référentiel général d’interopérabilité).

Format DOCX

Chez Microsoft, le format DOCX (successeur du format DOC à compter des versions 2007 et supérieures), format fermé ou propriétaire (Microsoft conserve le secret des spécifications techniques de son format), est utilisé par le logiciel Word. Ce format est l’application de la norme Office Open XML développée pour concurrencer la norme OpenDocument présentée plus haut.

Il est aujourd’hui interprétable par la plupart des suites bureautiques.

Format PDF

Enfin, format de diffusion (et non pas d’édition) par excellence, le PDF (Portable Document Format) de la société Adobe est également un format de conservation de la mise en page d’un document, devenu une norme ISO en 2008.

Il offre l’avantage de pouvoir être visualisé et imprimé de manière fidèle quel que soit le logiciel, le système d’exploitation ou bien encore l’ordinateur utilisés.

C’est le format que l’on adopte couramment pour transmettre un CV, une lettre de motivation ou tout autre document ayant vocation à être consulté, pas modifié.

En résumé

  • Pour transmettre uniquement le texte sans vous soucier de la mise en forme, privilégiez le format TXT
  • Si vous ignorez quel est le traitement de texte utilisé par votre interlocuteur, et que ce dernier doit pouvoir modifier votre fichier, le format ODT sera sans doute le bon choix.
  • Enfin, si votre production n’a pour vocation que d’être lue ou imprimée, le format PDF reste la meilleure solution.

Vous y voyez un peu plus clair avec ces formats de fichiers ? Parfait, je vous retrouve donc pour le dernier chapitre de cette première partie où vous saurez tout sur… le code de la propriété intellectuelle.

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